Les assistantes de filiale GT solutions devenues indispensables !

Le poste des assistantes de filiale a été dédoublé il y a 2 ans pour mieux répondre aux besoins de nos filiales en région. Désormais elles sont deux pour gérer les tâches administratives et les ressources humaines. Si leur activité est bien distincte, elles ont pourtant un point commun : la diversité de leurs missions.

Toutes deux arrivées en 2018 lors de la nouvelle répartition des fonctions des assistantes, Vinciane et Sarah sont respectivement assistante RH et assistante administrative. Reportage au cœur de leur métier…

Pas de journée type pour Vinciane

Nous sommes dans les bureaux du Faoüet (56) en Bretagne. C’est la fin du mois, synonyme de coup de feu pour Vinciane qui prépare tous les éléments variables de paie avant la clôture de celle-ci. « J’assure le suivi du futur salarié depuis la candidature et la préembauche, jusqu’à la rédaction du contrat de travail. Ensuite, une fois le collaborateur recruté, il faut vérifier et saisir toutes les informations le concernant : permis, carte chrono, documents obligatoires, congés payés, absences pour maladie ou accident du travail, visite médicale, etc. ».

Titulaire d’un bachelor en ressources humaines, Vinciane s’occupe aussi des relations juridiques entre la filiale et le salarié avec l’aide du service des Affaires Sociales. Elle gère également la partie téléphonie, comme le SAV des téléphones, l’attribution des numéros ou la commande de nouveaux équipements.

Point de contact entre les chefs de groupe, le responsable d’exploitation, les services RH du siège et quelquefois les conducteurs, Vinciane est très sollicitée. Une pression qui lui va bien : « Aucune de mes journées ne se ressemble. Parfois, il y a 15 mails qui tombent et qui vont m’absorber plusieurs heures, en modifiant tout mon planning. Mais j’aime cette diversité ».

Pour bien comprendre l’activité principale de sa filiale, la volaille, Vinciane est partie tourner avec les conducteurs lors de sa première semaine chez GT Bretagne. « Voir les élevages et découvrir comment se passent les tournées, c’est important, je suis contente de l’avoir fait. »

Intégrer une entreprise familiale

Sarah est arrivée sur Île-de-France Nord comme assistante administrative. Parmi ses principales missions, la facturation clients, la validation des factures fournisseurs et la saisie des servitudes. « Tous les documents réglementaires doivent être renouvelés régulièrement, j’assure donc le suivi des contrôles techniques, passage aux mines, limiteurs de vitesse, agrément frigo… »

Pour cela, elle collabore surtout avec le responsable maintenance et les chefs de groupe, puis avec les services concernés à Bassens : le service technique, la comptabilité, et l’équipe commerciale. Elle jongle avec différents logiciels, une diversité qui comble son côté curieux et « touche-à-tout ». 

Elle est également en contact avec les clients pour ajuster la préfacturation, où son expérience de commerciale est un atout. « J’ai toujours eu envie de travailler dans le monde du transport. Lorsque j’ai passé mon premier entretien pour être recrutée chez GT, j’ai tout de suite senti la dimension humaine et familiale de l’entreprise. »

Ayant occupé ses précédents postes dans de grands groupes, elle a particulièrement apprécié les journées d’intégration à Bassens. « J’y suis allée au bout de 3 mois, avec un jour de plus que prévu pour faire la connaissance des interlocuteurs avec lesquels j’étais en contact. C’est la première fois qu’on me proposait ça. J’ai eu l’occasion de rencontrer Michel Sarrat puis Matthieu, d’échanger avec eux. Cela fait plaisir et a conforté ma première bonne impression ! »

Vinciane et Sarah, assistantes de filiales GT solutions

Vinciane, au côté de sa collègue Elodie, assistante administrative

Sarah entourée de l’équipe exploitation de la filiale Ile de France Nord

Parce que nous plaçons le collaborateur au cœur de l’entreprise, vous pourrez retrouver d’autres interviews directement sur ce blog. Sous ce format « rencontre avec » ou sous le format « témoignage » autour du parcours chez GT solutions, vous trouverez plus d’information en suivant ce lien

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